Cuando la palabra “evento” aparece en nuestros cerebros, se puede pensar en grandes presupuestos, con un listado interminables de Vips convocados y acompañado de efectismo digital y mucho, mucho ruido. Pero, ¿es posible hacer un evento en medio de una pandemia? ¿Podemos llegar a nuestros públicos de una forma más personalizada?

La crisis sanitaria de la Covid-19 ha obligado a repensar la forma de encontrarse entre las marcas y sus clientes. La tecnología ha sido la gran protagonista del sector de eventos durante las fases más duras de confinamiento mundial y siguen ofreciendo soluciones notables a través de las plataformas de videollamadas. Aunque también ha revelado la necesidad de “vernos”, de “vernos de verdad”.

Tras pasar lo peor, aparece en el horizonte un 2021 esperanzador con las campañas de vacunación masiva y la asimilación de las medidas de protección como la mascarilla, desinfección de manos y distancia física entre la población. Los webinars, encuentros virtuales y eventos digitales se mantendrán como parte fundamental de las acciones de comunicación, pero es importante volver poco a poco a la nueva normalidad, volver a “vernos”.

Eventos presenciales: seguros y efectivos

La importancia está en los detalles, tanto en la vida como en la comunicación. Los eventos son una herramienta fundamental en la visibilidad de una marca y una acción de pequeñas dimensiones, con un pequeño grupo de invitados, ayuda a cuidar esos pequeños detalles y ofrecer a los asistentes el trato cercano y personalizado que permite construir una relación firme y duradera con los grupos de interés de la compañía.  

Un gran aliado en la preparación de pequeños encuentros para lanzamientos de producto o presentaciones son las redes sociales, y no solo como herramientas de trabajo y difusión del evento.  Al igual que los perfiles corporativos, las cuentas en redes sociales de los invitados permiten conocerlos, saber qué les gusta, sus últimas experiencias y reunir en nuestro evento a personas afines entre sí y a la marca; esto es convertir un acto corporativo en un encuentro entre amigos. 

No hay que olvidar tampoco la utilidad de las redes sociales para comunicar las medidas de seguridad del evento. Nada mejor que predicar con el ejemplo y difundir a través de los perfiles de la compañía y de los asistentes el cumplimiento de la normativa vigente en cada paso del acto. 

Más allá del alto impacto emocional y del refuerzo de la experiencia del pequeño evento en el invitado, hay otras ventajas relacionadas con aspectos organizativos y presupuestarios que las marcas valoran enormemente. El trabajo humano detrás de los pequeños eventos, donde prima la sensación de intimidad, exclusividad y la relación personal, suple con creces a la compleja logística y al innumerable equipo de proveedores que conlleva un gran evento. Por supuesto, el primer pensamiento nos lleva al ahorro de costes; sin embargo, es igual de importante tener en cuenta la reducción de tiempos y equipos involucrados. Todo ello minimiza, en muchos casos, las posibles incidencias.

Tal vez “crisis” y “oportunidad” no compartan el mismo carácter en chino, pero está claro que en el mundo de los eventos se presenta la oportunidad de volver al “tú a tú” y debemos hacerlo de una forma efectiva y memorable para clientes e invitados.

Realizar un evento en pandemia en posible y, sobre todo, seguro, si lo llevas a cabo con profesionales del sector y siguiendo la normativa sanitaria indicada. Si tu marca necesita dar un giro a sus eventos, ya sea hacia un formato más reducido o digital, no dudes en consultarnos. En Kailani contamos con nuestro propio espacio de eventos en Madrid, Espacio Kailani, y somos especialistas en crear experiencias únicas mediante eventos virtuales y digitales. ¡Pregúntanos! Estaremos encantados de ayudarte.

Sheila Sáenz. Consultora de Salud & Medio Ambiente en Kailani.